e-Fatura

e-Fatura, GİB’in belirlediği standartlarda elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturadır. Mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile imzalanır ve kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahiptir.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcılara e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcılara e-Arşiv Fatura düzenlenir.

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleriyle belirlenir. Tebliğde belirlenen brüt satış hasılatı eşiğini aşan mükellefler ile tebliğde sayılan belirli faaliyet alanlarındaki mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

Eşik tutarları ve geçiş tarihleri dönemsel olarak güncellendiği için güncel değerleri GİB’in e-Belge duyurularından kontrol etmenizi öneririz. Zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de gönüllü olarak e-Fatura kullanıcısı olabilir.

e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcılara ise e-Arşiv Fatura düzenlenir.

e-Faturalar, vergi ve ticaret mevzuatında belirlenen saklama süreleri boyunca elektronik ortamda saklanmalı ve istendiğinde ibraz edilebilmelidir. Saklama ve ibraz yükümlülüğü faturayı düzenleyen ve alan mükellefe aittir.

İmza ve mali mühür doğrulamasının yapılabilmesi için faturalar kağıt çıktı olarak değil, elektronik ortamda arşivlenmelidir. Güncel saklama süreleri için ilgili mevzuatı ve GİB duyurularını takip edin.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir alıcıya kağıt fatura düzenlenemez; bu alıcıya düzenlenen faturanın e-Fatura olması gerekir. Kayıtlı olmayan alıcılara e-Arşiv Fatura düzenlenir; kağıt belge yalnızca mevzuatta sayılan istisnai durumlarda kullanılabilir.

e-Fatura, kriterleri sağlayan mükellefler için yasal bir yükümlülüktür. ERP ile birlikte kurgulandığında operasyonel faydalar da sağlar:

• Kağıt, baskı, gönderim ve fiziksel arşiv maliyetlerini azaltır.
• Faturanın alıcıya ulaşma süresini kısaltır ve tahsilat sürecinin daha erken başlamasını sağlar.
• Manuel veri girişini ve buna bağlı hata riskini azaltır.
• Gelen faturaların satın alma ve muhasebe kayıtlarıyla eşleştirilmesini kolaylaştırır.

Ticari fatura senaryosunda alıcı, faturayı mevzuatta öngörülen süre içinde sistem üzerinden reddedebilir; reddedilen fatura yerine yeni belge düzenlenir. Temel fatura senaryosunda sistem üzerinden ret yanıtı verilemez. Bu durumda düzeltme, alıcının düzenleyeceği iade faturası veya mevzuatta tanımlı itiraz yollarıyla yapılır.

Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre içinde kalmak şartıyla geçmiş tarihli e-Fatura düzenlenebilir. Süre aşıldığında fatura hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezası gündeme gelir.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler, mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı kapsamında düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak düzenlemek zorundadır. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan ihracatçılar için bu yükümlülük doğmaz. Ayrıntılar ve istisnalar için GİB’in güncel düzenlemelerini kontrol edin.

Başvuru, GİB’in e-Fatura başvuru ekranları üzerinden veya hizmet aldığınız entegratör aracılığıyla yapılır. Tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik imza gerekebilir; gereklilikler seçtiğiniz entegrasyon yöntemine göre değişir.

Güncel başvuru adımları için GİB’in e-Fatura sayfasını ve entegratörünüzün yönergelerini takip edin.

Fatura, Factorbooks’taki satış veya satın alma kaydından oluşturulur. Sistem alıcının e-Fatura kaydını kontrol eder ve belgeyi e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak hazırlar.

Hazırlanan fatura anlaştığınız entegratöre iletilir; entegratör belgeyi imzalayarak GİB sistemi üzerinden alıcıya ulaştırır. Gönderim, teslim ve yanıt durumları Factorbooks’taki fatura kaydı üzerinden izlenir.

e-Fatura özellikleri Dijital Dönüşüm Yönetimi modülünde yer alır ve tüm paketlerde dahildir. Entegratör bağlantısı ücretsizdir; ek entegratör bedeli ödemezsiniz.