e-Arşiv Fatura

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve vergi mükellefi olmayan şahıslara gönderilen, kâğıt faturadaki tüm bilgileri içeren ve yasal olarak kâğıt faturadan hiçbir farkı olmayan elektronik evraklara verilen isimdir.

e-Arşiv fatura uygulaması ile faturalarınızı dijital ortamda kolayca oluşturabilir, e-Faturaya kayıtlı olmayan mükelleflere hızlı bir şekilde iletebilir ve gönderilen faturaları saklayabilirsiniz. İstenildiği takdirde, e-Arşiv Fatura A4 kağıdına çıktı alınarak da iletilebilir.

Factorbooks kullanan firmalar için geliştirilmiş e-Arşiv Fatura çözümü, e-Fatura mükelleflerinin GİB e-Belge Düzenleme Portalına girmeden, Factorbooks sistemleri üzerinden kolayca e-Arşiv Fatura düzenleyebildiği ve gönderebildiği, ayrıca göndermiş oldukları e-Arşiv Faturaların takibini sağlayabildiği bir uygulamadır.

Özel entegratörünüz ile yaptığınız anlaşmanın elektronik kayıt saklama hizmetini kapsadığı takdirde, Factorbooks ile entegre çalışan e-Arşiv çözümü sayesinde gönderdiğiniz tüm e-Arşiv Faturaların takibini Factorbooks sisteminiz üzerinden yapabilirsiniz. e-Arşiv Faturalarınızı istediğiniz kriterlere göre filtreleyebilir ve görüntüleyebilirsiniz, çıktılarını kolayca indirebilir yada SMS ve E-mail olarak gönderebilirsiniz.

e-Fatura mükellefi olan kullanıcı e-Arşiv sistemine giriş yaparak muhasebe iş süreci dahilinde Factorbooks'a girilen bilgileri görüntüleyebilmektedir. Kullanıcı, faturasını kesmek istediği belgeyi seçtikten sonra sistem, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmama durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura oluşturur. Düzenlenen fatura sistem tarafından özel entegratöre otomatik olarak gönderilir.

e-Arşiv Fatura çözümü, kullanıcının tercih ettiği bir özel entegratör ile iş birliği içerisinde kullanılmalıdır. e-Arşiv Faturaların özel entegratör tarafından imzalanma ve GİB’e raporlama zorunluluğu bulunmaktadır.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmesi zorunludur. Bunun yanında, vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen ve tebliğde belirlenen tutarı aşan faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekir.

Tutar sınırı ve geçiş tarihleri dönemsel olarak güncellendiğinden güncel değerleri GİB’in e-Belge duyurularından kontrol edin.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara göre e-Arşiv fatura uygulamasına geçmek isteyen kullanıcılar önce e-Fatura kullanıcısı olmalıdır.

• e-Arşiv fatura e-fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara kesilirken e-Fatura yalnızca e-Fatura uygulaması kapsamında olan kullanıcılara kesilir.
• e-Arşiv fatura hem e-posta üzerinden hem de kağıt olarak alıcıya gönderilebilir ancak e-Fatura GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir.
• e-Arşiv fatura GİB’e iletilmediğinden belirli bir format zorunluluğu yoktur. e-Fatura ise UBL-TR formatında olmak zorundadır.
• e-Arşiv faturada GİB’e sadece ay sonlarında rapor verilirken e-Fatura, GİB üzerinden iletildiği için ayrıca bir raporlama yapılmaz.
• e-Arşiv faturada belgeler zaman damgası ve mali mühür ile onaylanır ve saklanır. e-Faturada ise belgelerde zaman damgası kullanımı yoktur yalnızca mali mühür ile imzalanır.

e-Fatura dışındaki tüm satışlar için e-Arşiv faturası kesilmelidir. Konsinye satış, perakende satış, toptan satış, bayi satış, masraf alış iadesi ve e-ticaret faturaları e-Arşiv kapsamında kesilmelidir.

e-Fatura kullanıcısına e-Fatura kesilmesi zorunludur. e-Arşiv fatura e-Fatura mükellefi olmayan kişilere kesilir.

Vergi Usul Kanunu’na göre malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren 7 gün kadar geriye dönük e-Fatura ve e-Arşiv fatura gönderilebilmektedir. Düzenlenme tarihi 7 günden eski olan e-Arşiv faturaların gönderilmesi mümkün olmakla birlikte özel usul cezası uygulanır. Özel usul cezasının oranı %10'dur.

e-Arşiv fatura mükellefleri, e-Arşiv faturalarını Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge düzenleme portalından görüntüleyebilmektedir. Factorbooks e-Arşiv çözümünü kullanan mükellefler ise e-Arşiv faturalarını GİB sistemine girmeden Factorbooks sisteminden e-Arşiv fatura düzenleyebilir, gönderebilir ve göndermiş oldukları faturaların takibini gerçekleştirebilirler.

e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar; e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kağıt fatura olarak teslim edilmesi esastır.Vergi mükellefi olmayan kişilere düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kağıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Her iki durumda da e-Arşiv uygulaması kapsamında kesilen faturaların 2. nüshaları elektronik ortamda saklanmalı ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standart formatta aylık olarak raporlanmalıdır.

e-Arşiv Fatura GİB sistemi üzerinden iletilmemektedir. Alıcı e-Arşiv faturaya red işlemi yapamadığından dolayı iptali mümkün değildir. e-Arşiv faturayı iptal etmek için; iptal edilecek fatura üzerinden iptal faturası oluşturulur. İptal faturası yeni bir belge olarak kayıtlara alınır. Faturanın iptal edildiği bilgisinin alıcıya bildirilmesi ve bilgisi dahilinde olduğunun doğrulanması göndericinin sorumluluğundadır.

Yurtdışına satış mal ve hizmet ihracı olarak iki ayrı kategoride değerlendirilir. Mal ihracında e-Fatura düzenlenmesi zorunludur ancak hizmet ihracı bu kapsamda değerlendirilmez. Hizmet ihracında gönderici e-Arşiv kullanıcısı ise e-Arşiv fatura düzenlenmelidir.

Yurtdışına e-Arşiv fatura keserken herhangi bir tutar limiti olmaksızın alıcı vergi kimlik numarasına 10 adet 2 (2222222222) yazılarak işlem gerçekleştirilir.